Het is maandagochtend en ik weet dat er op dit moment in heel veel organisaties wordt vergaderd. Dat weet ik trouwens op willekeurig welk moment van welke dag dan ook. Er wordt namelijk volop vergaderd.

Iedereen die vergadert, en wie doet dat niet, kent de routine. Ongeveer 10 minuten na het begintijdstip begint de vergadering. Er ligt in het beste geval een agenda en in het nog betere geval is per punt aangegeven wat de status per punt is. Informeren, sonderen of besluitvormend. En, hors catégorie, per punt een tijd. De voorzitter opent en de vergadering is begonnen. En daar gaan we.

Karakters komen naar voren. De alfamensen, de beschouwers, de afwachters, de tragen. Belangen komen naar voren. Onderlinge spanningen. Goede chemie. Slechte chemie. De voorzitter stuurt, laveert, laat versloffen, wordt boos, pauzeert et cetera.

En na een paar uur is de vergadering afgelopen. Ik heb ooit een baas gehad die opende met de woorden ‘ik heb alle tijd en ik heb er zin in’. Soms eindigde de vergadering om 20.00 uur, 10 uur na start. Dat waren memorabele tijden.

Na afloop praat je na, bel je elkaar in de auto met vragen als: ‘wat is er nou precies besloten’, ‘wie gaat nou wat doen’ en ook ‘dat projectplan was natuurlijk bagger hè?’.

Na twee weken ga je opnieuw de cyclus in. Vergaderingen overleven doe je door zitvlees te creëren, je een beetje voor te bereiden, vooraf draagvlak voor je punt regelen en vooral door met niet te veel actiepunten naar buiten te lopen.

Dit lijkt wat aangedikt maar dat is het niet. Ik praat veel met mensen over vergaderen en het valt me op hoeveel weerzin ertegen bestaat. Vanwege het tijdsbeslag, de onduidelijkheid et cetera. Het is mijn overtuiging dat het allemaal beter kan.

De rol van de voorzitter of leidinggevende is cruciaal. Je kunt de verantwoordelijkheid overal neerleggen maar het slagen van een organisatie of een vergadering hangt af van de leidinggevende.

Ik wil ook graag uitleggen hoe dat beter kan zonder zelf maar de minste pretentie te hebben dat ik het allemaal goed doe. Dat is namelijk niet zo. Ik heb wel bijgeleerd. En precies dát wat ik heb bijgeleerd zal ik hier delen. Ik zal daarbij teruggrijpen op een boekje uit ongeveer 530 NC, de Regel van Benedictus. De nadruk zal liggen op de leidinggevende.

In een eerdere blog over Benedictijns timemanagement heb ik beloofd te zullen schrijven over mijn leven als leidinggevende en hoe dat is beïnvloed door de Regel. Dat gaat niet in een keer dus zal ik er meerdere blogs aan wijden.

De komende blogs zal ik schrijven over: goed leidinggeven, goed vergaderen, goed besluiten nemen en time-management.

Voor nu wil ik eindigen met de woorden van een heel goede vriend van me. ‘Iedere organisatie met meer dan vijftig mensen, heeft geen buitenwereld meer nodig.’ Hij zei dat zonder ironie en ik ben ervan overtuigd dat hij gelijk had. Dat het ook anders kan is duidelijk.

En het mooie is: ik kan dit allemaal schrijven zonder er eerst over te vergaderen. Tenslotte is een kameel een paard waarover vergaderd is.